Scan-Service

Grundstock jedes Wissensmanagementsystems ist die Erfassung und besonders die Aufbereitung aller relevanten Unternehmensdaten.
Papierdokumente werden mit einem beliebigen Scan-Programm gescannt. Dabei ist es unerheblich, ob die Scans im Netzwerk oder an einer lokalen Station vorgenommen werden.
Die gescannten Dokumente sowie alle anderen Dokumente, die bereits in elektronischer Form erstellt wurden, werden dann in sogenannten „Inboxen“ abgelegt. Diesen Inboxen können die verschiedensten Paramenter, z.B. Gruppen-, Benutzer-, Themen-, Sprachen- oder auch Dokumententyp-bezogen zugeordnet werden. Ferner sind die Inboxen frei definierbar, jederzeit veränderbar und können in unbeschränkter Zahl angelegt werden.
Das CR-Tool (Character Recognition für die Texterkennung) überprüft in frei wählbaren Zeitintervallen, ob ein neues Dokument eingeht. Die Texterkennung wird dann abhängig von den Vorgaben, die je nach Verzeichnis vergeben werden können, durchgeführt. Zudem wird das Dokument, basierend auf der heuristischen Methode, indexiert.
Workflow zur Aufbereitung der Informationen
Es wird eine XML-Datei mit den Meta-Daten erstellt und das Originaldokument sowie die Metadaten nach vorgegebenem Workflow transferiert. Wird eine Stichwortliste oder ein hierarchischer Thesaurus hinterlegt, kann der CR-Text automatisch mit der Liste abgeglichen und die z.B. zehn häufigsten Begriffe als Stichwort gleich mitgespeichert werden. Die Art und Weise der Klassifizierung und Indexierung der Dokumente ist ein Schlüsselvorgang, um ein effektives Wiederauffinden der gespeicherten Informationen zu ermöglichen. Diese Prozesse sind generell sehr komplex, Dokumente kommen heutzutage von vielen verschiedenen internen und externen Quellen und in den unterschiedlichsten Formaten.
Im nächsten Schritt werden die Dateien sicher abgelegt und die Daten in die gewünschte Anwendung geladen. Bereits bestehende elektronische Filesysteme können in den Prozess eingebunden werden. Der Bearbeiter kann über ein Web-Interface zusätzliche Meta-Daten hinzufügen und weitere Dokumente anbinden. Es kann jederzeit eine Versionierung und komplexe Zugriffskontrolle zu den Dokumenten definiert werden.

Fakten

  • Alle relevanten Unternehmensdaten strukturiert an einem Ort
  • Neue Texte werden, basierend auf der heuristischen Methode, indexiert
  • Frei wählbare Zeitintervalle zur Prüfung neuer Dokumente
  • CR-Text wird automatisch mit der Liste abgeglichen und die häufigsten Begriffe als Stichwort mitgespeichert
  • Integration bestehender elektronischer Filesysteme möglich

Kontakt

Petra Hauschke - Kontakt für den Inhaltsverzeichnis - Service der MIRA Consulting
Petra Hauschke
Geschäftsführerin
+49 (0) 7433 907 23 10

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