­

Digitale Inhaltsverzeichnisse als professionelle Hilfe bei der Dokumentenrecherche

Egal ob junges Start-Up Unternehmen, KMU oder internationaler Großkonzern – wer weitreichend Forschung betreiben und innovativ entwickeln will, braucht Informationen. Doch bereits der erste Schritt –die Informationsbeschaffung – gestaltet sich dabei oftmals schwierig. Themenspezifische Informationen einfach, schnell und kostengünstig aufzufinden, ist bei der heutigen Informationsflut, mit der man täglich konfrontiert wird, längst nicht mehr so einfach. Elektronische Inhaltsverzeichnisse (Table of Contents) können solch ein Chaos wirksam bekämpfen. 

Die Kataloganreicherung durch Inhaltsverzeichnisse (Table of Contents – ToC) ist längst nicht mehr nur für Bibliotheken von großer Relevanz. Viele forschende Unternehmen beispielsweise aus dem Pharma- oder Medizinbereich sind zur Generierung vielfältiger und stets aktueller Informationen verpflichtet. Hinzu kommt das Problem, dass man als Laie oft nicht weiß, welche Quellen es gibt, wie seriös diese sind oder wie man schnell und einfach an qualitativ hochwertige Informationen herankommt.

Die Informations- und Dokumentenrecherche ist außerdem mit einem hohen Ressourcenaufwand verbunden. Eine Übersicht über den Datenbestand von Dokumentationszentren erhalten, in Online-Bibliotheken nach geeigneten Medien suchen, und vor allem themenspezifische Informationen aus einer Vielzahl an Quellen effizient herauszuarbeiten und diese dann strukturiert aufzubereiten: all das kostet Zeit und Geld. Dies führt unweigerlich dazu, dass den wesentlichen Aufgaben im Betrieb nicht mehr nachgegangen werden kann.

Unternehmen wie die MIRA Consulting GmbH reduzieren diesen hohen Ressourcenaufwand auf ein Minimum. Durch eine auf nutzerseitige Anforderungen und Themen zugeschnittene ToC-Mail, werden Artikel strukturiert als Inhaltsverzeichnis angezeigt. Eine Übersicht über Titel, Autor und Kurzbeschreibung der Texte ermöglicht eine effiziente inhaltliche Bewertung der gewünschten Literatur. So haben Nutzer die Möglichkeit, die relevanten Artikel herauszufiltern. Dies wiederrum hat den Vorteil, dass unnötige Kaufvorgänge und daraus resultierende unerwünschte Kosten vermieden werden.

Die MIRA Consulting GmbH hat eine Sammlung aktueller und retrospektiver Artikel und Texte aus mehr als 10.000 Magazinen, Fachzeitschriften, Journalen, Büchern und Loseblattsammlungen, welche katalogisiert und zur Verfügung gestellt werden.

Die Versendung von Inhaltsverzeichnissen kann als Integration in bestehende ToC-Anwendungen oder als E-Mail an definierte Benutzer erfolgen.

Im ersten Schritt wird geprüft, ob ein E-Journal- oder Print-Abonnement vorliegt. Besteht kein Abonnement, so wird ein Direkt-Link zum Bestellen eines Artikels angeboten. Liefert ein Verlag die DOI-Nummer für einen Online-Artikel oder eine wissenschaftliche Fachzeitschrift, wird direkt auf den Volltext verlinkt. Bei Erscheinen einer neuen Ausgabe, empfängt der Nutzer den ToC-Service automatisch, da ein ALERT-System sofort auf Neuerscheinungen aufmerksam macht.

Veröffentlichten Artikel ansehen.

Informationenflut überfordert Unternehmer. Was tun?

Informationen sind neben Boden, Arbeit und Kapital mittlerweile zum vierten Produktionsfaktor aufgestiegen – Das haben viele Unternehmen bereits erkannt. Doch „die Flut von Datenmengen, mit denen ein Betrieb heutzutage konfrontiert wird, macht die Informationsbeschaffung und
-bereitstellung zu einer Herkulesarbeit“, schreibt das Handelsblatt. Das zu durchsuchende Datenvolumen befindet sich längst im Bereich der Big Data und wird durch die Größe Petabyte gemessen. Wie also ist ein effizienter Umgang mit einem solchen Ausmaß an Informationen möglich?

Unternehmen investieren zwar vermehrt in IT-Stellen, doch stellt sich der erste Schritt, die Beschaffung der Daten, als schwieriges Unterfangen heraus, das komplementäres Fachwissen im Bibliotheksbereich erfordert, so berichtet das Handelsblatt weiter. „In der Regel müssen Literatur- und Internetquellen bei jedem Verlag oder Host einzeln bestellt und aufbereitet werden. Dies ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch unübersichtlich.“

Ein externer Dienstleister ist hier eine kostengünstigere und schnellere Alternative. Doch wie ist das mit der Sicherheit? Umfangreiche Quellen erfordern ein fortgeschrittenes Rechtekonzept. Auch hier gibt es Anbieter, die Expertise aufbringen und den gezielten Zugriff gewähren oder auch verhindern. So berücksichtigen Sie die Urheberrechte von Organisationen und Autoren.

„MIRA versorgt seine Kunden mit umfassenden, professionellen Suchergebnissen zu Themen aller Art“, sagt Online Focus. Über 10.000 Magazine, Fachzeitschriften und Journals aus umfangreichen Quellen werden recherchiert, kategorisiert, geliefert und das alles in nur einem Schritt. Dazu dient unser an Ihre Anforderungen angepasstes eSearch-Tool. Wie das für Sie am Ende aussieht, erfahren Sie unter www.mira-consulting.net/informationsverarbeitung/esearch. Wenn Sie Literaturvorschläge per Mail erhalten möchten, sollten Sie sich www.mira-consulting.net/informationsbeschaffung/tableofcontents.

Die Artikel finden Sie unter www.unternehmen.handelsblatt.com/informationsbeschaffung.html und www.unternehmen.focus.de/dokumentenrecherche.html.

Prognose: Moderne Technologien helfen gegen Verdrängung vom Wettbewerb

Wer sich dem digitalen Zeitalter öffnet, erfährt nicht nur innerhalb des Unternehmens zahlreiche Vorteile. Auch gegenüber Kunden und dem Wettbewerb schafft man sich einen Wissensvorsprung, der bei der Auftragsvergabe den entscheidenden Unterschied machen kann. Dies erklärt N-TV in einem Onlinebeitrag zu digitalem Dokumentenmanagement. Demnach unterstützen die neuen Technologien alle Bereiche des Unternehmens, um sich „nachhaltig von Wettbewerbern abzusetzen und bei Kunden professionell und kompetent aufzutreten“.

Intern führen unternehmensweite, ortsunabhängige Datenbanken unter anderem zur „Reduzierung der Verwaltungskosten, Eindämmung der Papierflut im Unternehmen und zur sicheren, elektronischen Archivierung.“ Auch praktisch: Nach der Digitalisierung von Dokumenten müssen keine Originale mehr aufbewahrt werden. So berichtet das Handelsblatt. Der schnelle und flexible Zugriff entscheidender Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort ist die Devise – auch Cloud genannt. Die Alternativen sind dabei zahlreich, doch Zeitgründe und Mangel qualifizierten Personal führen häufig zum Rückstand. Doch die Konkurrenz schläft nicht. Daher empfehlen Experten Dokumentenmanagement-Lösungen von anderen Anbietern wie der MIRA Consulting GmbH. Erfahren Sie mehr über Ihre Cloud unter www.mira-consulting.net/informationsverarbeitung/cloud-2.

Doch wir bieten noch mehr. Mit unserem umfassenden, auf Sie angepassten eSearch-Tool handhaben Sie auch für die Entwicklung Ihrer Produkte oder Ihres Unternehmens relevante Forschungsberichte. Die Daten werden aus vielen verschiedenen Quellen wie EBSCO und dem Springer-Verlag über eine einzige Suchoberfläche durchsucht und bereitgestellt. „Diese innovative Technologie bietet zurzeit kein anderes Archivierungssystem“, sagt das Handelsblatt. Erfahren Sie mehr zu eSearch unter www.mira-consulting.net/informationsverarbeitung/esearch. Den Onlinebericht von N-TV finden sie unter www.firmen.n-tv.de/digitales-dokumentenmanagement.html. Den Bericht aus dem Handelsblatt können Sie unter www.unternehmen.handelsblatt.com/dokumentenarchivierung.html einsehen.

Digitalisierung – Wer nicht mitzieht, hat schon verloren

Dass die Digitalisierung schon längst in der Wirtschaft angekommen ist, unterschätzen viele Unternehmen sichtlich. Laut einer Studie der GfK, sehen gerade mal sechs Prozent der deutschen Großunternehmen den digitalen Wandel als relevant an. Gründe dafür sind die Verteidigung bestehender Strukturen im Unternehmen, die fehlende Zeit und die fehlende Erfahrung. „Ist der Vorstand nicht Treiber des Digitalprozesses, wird die digitale Transformation nicht gelingen“, so Etventure-Chef Depiereux. Experten befürchten eine langfristige Benachteiligung durch zunehmende Rückstande. Lesen Sie mehr unter www.gruenderszene.de/allgemein/studie-gfk-etventure-digitale-transformation-konzerne.

In einer Studie zum Thema digitaler Reife europäischer Unternehmer gaben zwei von fünf Unternehmen an, dass ihre digitale Strategie unklar und diffus ist. Nur jeder dritte Befragte schätzt, dass digitale Ziele mit der Unternehmensstrategie harmonieren. In einem Artikel der Wirtschaftswoche wird über Digitalstrategien aufgeklärt. CEO und Manager sollten die treibende Kraft der digitalen Transformation sein, wobei die Praxis häufig anders aussieht. Lesen Sie mehr unter www.wiwo.de/technologie/digitale-welt/digitalstrategie-was-ist-eigentlich-digitalisierung/13014938.html.

Studien wie diese zeigen, dass Zurückhaltung gefährlich sein kann. Die Investition in ein digitales Dokumentenmanagement ist unabdingbar. Wem die Kenntnisse im Unternehmen fehlen, wird die Verwendung externer Tools zur Unterstützung empfohlen. Wir helfen Ihnen gerne mit unseren umfassenden Lösungenen in der Informationsbeschaffung, Informationsverarbeitung und im Informationsmanagement.

Erweiterung des Suchinterfaces der eSearch-Plattform durch EBSCO

Sie suchen Volltexte und Artikel? Wir finden Sie. Und damit wir Ihnen Ihre In-House-Recherche noch einfacher und schneller machen können, entwickeln wir unsere Produkte kontinuierlich weiter. So wie unser eSearch-System, das zuletzt durch den EBSCO Discovery Service (EDS) erweitert wurde. Der EDS bringt Forschung auf die nächste Ebene durch eine perfekte Kombination von Inhalt und Technik. Durch die intuitiven Features und Funktionen können über eSearch nun zusätzlich EDS-Daten recherchiert werden. Zudem sind alle Anwendungskomponenten von eSearch wie Merklisten, Suchhistorien, Gespeicherte Suchen, Alerts, Bestellfunktionen, Notizen und vieles mehr für alle Quellen verfügbar.

Wir freuen uns sehr, Ihnen die Beschaffung relevanter Informationen und Dokumente noch einfacher zu machen. Weitere Informationen zum EBSCO Discovery Service erhalten Sie unter www.ebscohost.com/discovery/about.

Auf einen Blick – Wir erklären Ihnen Informationsmanagement

Seit über 15 Jahren sind wir nun schon Ihr Experte auf dem Gebiet der Informationsbeschaffung, -weitergabe und -sicherung. Ein derart komplexes Verfahren für unsere Kunden verständlich zu gestalten, gehört dabei zu einer der größten Herausforderungen. Also haben sich unsere Spezialisten die Zeit genommen, Ihnen unsere beiden Kernprodukte als Prozess zu erklären, der sich anhand Ihrer Anforderungen orientiert. Mehr über diese Produkte erfahren Sie unter www.mira-consulting.net/informationsbeschaffung und www.mira-consulting.net/informationsmanagement.

 

Alle notwendigen Informationen auf einen Knopfdruck – so recherchiert die ELitE

Egal ob als junges Start-Up, KMU oder global vertretener Konzern – Wer forschen und entwickeln möchte, braucht Wissen. Und wer weitreichend forschen und innovativ entwickeln will, braucht die ELitE. Seien es Literatur-, Normen-, Buch- oder Zeitschriftenbestellungen, Fernleihe oder die Bezahlung von Copyrightgebühren – Der Umfang und die Komplexität stecken bereits in den Kinderschuhen des F&E-Bereichs und die Liste an Hilfsmitteln ist kurz. Da kann ein Tool, das sämtliche notwendigen Prozesse übernimmt mehr als nur Zeit und Kosten sparen.

ELitE bedeutet Elektronisches Literaturmanagement und E-Shop-System und ist eine Bestell- und Lieferplattform, die parallel verschiedenste Literaturquellen abgreifen kann. Die hohe Adaption zeigt sich dabei vor allem durch eine große Auswahl an Spezifikationen sowie der Kompatibilität mit anderen Systemen wie der SAP SRM-Anwendung.

Zunächst wird das Tool an das Organisationsmodell des Unternehmens angepasst. Dadurch können alle Bestellungen ganz einfach über den Webbrowser selbständig abgeschlossen oder aus verlinkten Anwendungen heraus betätigt werden. Über die individuellen API-Schnittstellen wie OCI, web services, openURL, SOAP und viele mehr, übernimmt ELitE die Lieferantenkommunikation und stellt dabei alle relevanten Informationen wie Preis und Verfügbarkeit zur Verfügung. Besteht bereits ein Abonnement, erhält der Empfänger automatisch den Link zum Journal. Die komplettierte Bestellung wir direkt an das Bestellsystem, z.B. SAP, übergeben, welches den abschließenden administrativen Prozess übernimmt.

ELitE simplifiziert und beschleunigt Ihren kompletten Bestellvorgang und macht seinem Namen somit alle Ehre. Lesen Sie mehr über das Projekt in unserem Anwenderbeitrag. Klicken Sie hier. Kleiner Tipp am Rande: Sorgen Sie mit MIRA Suite für ein strukturiertes internes Wissensmanagementsystem, das einen ortsunabhängigen, schnellen und effizienten Informations- und Wissenstransfer ermöglicht. Erfahren Sie mehr hier.

Ordnung ins Chaos bringen – MIRA Suite und DocHouse sorgen gemeinsam für ein zentrales Wissensmanagement

Die Karl Küfner AG ist ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Baden-Württemberg, das seit 1951 erfolgreich unter anderem Siebe und Filter herstellt. Über die Jahre hat sich in den unterschiedlichen Bereichen des Familienbetriebs eine enorme Datenmenge von ca. 80 GB angesammelt. Dezentrale Strukturen, undefinierte Pfade und unterschiedliche Begriffe verkomplizieren den Verwaltungs- und Suchprozess relevanter Informationen. Es sind nicht wenige Unternehmen, die mit diesem Problem zu kämpfen haben.

Die Lösung nennt sich DocHouse und ist ein auf Lotus Notes basierendes Tool, welches ein zentrales Informationsmanagement ermöglicht. Weiche Informationen wie z.B. E-Mails, Briefe, Faxe, Besprechungsprotokolle und Forschungsberichte können dabei zentral verwaltet werden und stehen am so genannten „Single Point of Information“ zur Verfügung. Dies bedeutet, dass all diese Informationen mit einer Adresse oder einem Kontakt verknüpft werden und somit jedem Mitarbeiter im Unternehmen auf Knopfdruck aus der Adressdatenbank heraus zur Verfügung stehen. Die Kategorisierung der Schlagworte wird durch Metadaten automatisiert. Dabei fließen interne und externe Parameter als auch Prämissen und die CI der Karl Küfner AG in die Implementierung mit ein. Unsere Experten standen daher kontinuierlich in Kontakt mit dem Unternehmen.

Um die vorhandenen Daten mit der kompletten bestehenden Verzeichnisstruktur zu übernehmen und in DocHouse abzubilden, entwickelten unsere Fachleute MIRA Suite. Das einfach zu bedienende Modul ist Browser basierend und damit unabhängig vom Arbeitsplatz. Ein geringer Schulungsaufwand sowie eine hohe Kompatibilität mit bestehenden Systemen sind nur wenige der Vorteile des Tools. Die RM Informationstechnologie GmbH übernahm dabei die Übernahme des bestehenden in das neue System sowie die Realisierung der Schnittstellen. Das Modul MIRA-Index indexiert schließlich die extrahierten Texte in das Thesaurus-System. Alle Dokumente sind somit such- und anwendungsfreundlich abgelegt.

Dank der MIRA Consulting GmbH wurde im Unternehmen ein modernes Wissensmanagementsystem implementiert, das auf Basis der vorhandenen Datensysteme und Strukturen einen einheitlichen Wissenspool schafft und somit einen ortsunabhängigen, schnellen und effizienten Informations- und Wissenstransfer ermöglicht.

Lesen Sie mehr über das Projekt in unserem Anwenderbeitrag. Klicken Sie hier.

 

 

 

Ordnung schaffen ohne Informationsverlust – MIRA Wissensmanagement

Die KRÄMER GmbH ist ein seit über 80 Jahren tradiertes und innovationsstarkes Familienunternehmen und bekannt für ihre passgenaue und sichere Steigtechnik wie Leitern und Industriebegehungen. Für einen schnellen und sicheren Aufstieg werden zunehmend neue Materialien und Entwickungsprozesse notwendig, die es überschaubar zu verwalten gilt.

Durch eine revisionssichere Archivierung in einer Cloud als SaaS (Software as a Service) sollte die MIRA Consulting GmbH alle Informationen des Konzerns langfristig und strukturiert sichern um jederzeit einen schnellen und einfachen Abruf zu ermöglichen. Die originalen Unterlagen in Papierform müssen somit nicht weiter aufbewahrt werden. Neben der Digitalisierung aller Dokumente passte die MIRA Consulting GmbH das System und die Benutzeroberfläche adäquat zu den Vorstellungen der KRÄMER GmbH an wodurch ein zentrales Informationssystem für alle Mitarbeiter geschaffen wurde. Durch die Archivierung auf den ASP-Servern der MIRA Consulting GmbH werden dabei ein schneller Umzug sowie kalkulierbare Kosten ermöglicht. Bei der automatischen Inhaltserschließung des OCR-Systems wird der Text während dem Digitalisierungsprozess erfasst, indexiert und automatisch archiviert – Das zukünftige Suchen und Finden von Informationen wird zum Kinderspiel.

„Wir würden heute wieder genauso entscheiden. Das System erfüllt unsere Anforderungen so, wie wir uns das vorstellen, und bietet darüber hinaus genügend Potenzial für zukünftige Anwendungsmöglichkeiten. Auch der Support stimmt, die Wege sind kurz und schnell. Wenn wir etwas benötigen, haben wir innerhalb kürzester Zeit eine passende Lösung. Das ist bei einer unternehmenskritischen Software wichtig und passt sehr gut zu unserer eigenen Unternehmensphilosophie.“, so Stefan Krämer.

Lesen Sie mehr über das Projekt in unserem Anwenderbeitrag. Klicken Sie hier.

 

 

30-jähriges Jubiläum des GLOMAS und MIRA User Meetings

Vergangenen Mittwoch, den 04. November 2015, luden wir zum 30. Anwendertreffen der MIRA Consulting GmbH und GLOMAS Deutschland GmbH ein. In der Münchner Alten Hopfenpost fanden sich zahlreiche Kunden und Mitarbeiter ein um neben Workshops, Anwendervorträgen und der Präsentation aktueller Weiterentwicklungen und Highlights aus den Anwendungspaketen den gemeinsamen Austausch zu suchen.

Dabei ging es vor allem um die Erfahrungen mit dem Informations- und Dokumentenmanagementsystem in der eigenen Organisation, neue Funktionen wie unter anderem der Multi-Download und Multi Upload, neue MIRA-Module, die Erweiterung des ToC-Services sowie das Einbindung weiterer Quellen in das Federated Search Modul „eSearch“. Am zweiten Tag des Meetings konnten sich unsere Kunden und Mitarbeiter durch exklusive Workshops in der Anwendung und Weiterführung der Programme weiterbilden. Als Rahmenprogramm bot das Ensemble Dreigroschenkeller am Abend des 04. Novembers eine abwechslungsreiche Darstellung aus der Dreigroschenoper.

Wir freuen uns über ein gelungenes Event und blicken voraus auf eine weiterhin erfolgreiche Entwicklung – gemeinsam mit unseren Kunden.